Imprimir en PDF.

Muchas veces tenemos que mandar documentos y no queremos que el destinatario modifique el original, no estoy refiriéndome solamente a un archivo de Word, que es lo más común, puede ser un listado de Excel o un informe de Access, en estos casos deberíamos de enviarles todas las posibles hojas que tengan el Excel en cuestión o la base de datos íntegra del informe de Access, de esta manera el destinatario podría ver y manipular datos que quizás no nos interesa que se conozcan.

Pues bien, para evitar mandar el original de nuestros documentos podemos imprimirlos en PDF (portable document format, formato de documento portátil), con ellos obtenemos un archivo PDF y este es el que podemos enviar a nuestro destinatario, sin necesidad de mandar nuestro archivo original de Word, Excel o Access.

Impresora virtual PDF 

Para conseguir un documento en PDF de nuestro original, tenemos que instalar una impresora virtual PDF, ¿y qué es eso? El proceso consiste en engañar al Sistema Operativo de nuestro ordenador, instalamos un programa que le hace creer al pc que tiene un nueva impresora, luego mandamos imprimir nuestro documento y elegimos la impresora virtual PDF, lo que hace esta impresora virtual es crearnos un archivo en PDF de lo que nosostros hemos mandado imprimir, así de sencillo.

Existen muchas utilidades para instalar una impresora virtual en nuestro ordenador, voy a elegir, como siempre, un programa libre y gratis, PDFCreator.

Vamos a empezar, lo primero es bajarnos la utilidad picando aquí, una vez descargada ejecutamos el archivo, elegimos la instalación estándar, le decimos que no queremos la barra de herramientas pdfforge desmarcando las casillas correspondientes y el resto le damos a Siguiente e Instalar. Una vez terminada la instalación, vamos a Iniciio, Impresora y podemos ver que tenemos instalada una nueva impresora que se llama PDFCreator

Abrimos Word, Excel, Access o cualquier aplicación que tenga la opción de Imprimir y mandamos imprimir un documento, seleccionamos en nombre de la Impresora PDFCreator.



Una vez seleccionada la impresora virtual, elegimos las opciones de  impresión que nos interesen, número de hojas, intervalo de páginas, picamos en aceptar y veremos esta ventana,



Una vez aquí, tenemos varias opciones:

1. Guardar, esta es la opción más habitual, picamos en ella y nos pregunta a que carpeta queremos enviar nuestro archivo PDF y el nombre que le queremos poner,  elegimos aceptar y si vamos a la carpeta de destino, vemos que tenemos una archivo PDF con el nombre que hemos elegido, lo ejecutamos y se abrirá nuestro documento.

2. Poner en cola de Impresión, con esta función podemos dejar en la cola de impresión varios documentos, su principal característica es que podemos unir en un mismo PDF varios archivos. Picamos en Poner en cola de Impresión, y se nos abre esta ventana,

Esta ventana se nos quedará en segundo plano, si volvemos a imprimir otro documento y elegimos PDFCreator como impresora, directamente se abre la ventana de Monitor de Impresión y vemos que tenemos dos archivos en la cola de impresión.

Desde aquí podemos elegir el documento que vamos a convertir en PDF, para ello picamos en el icono de imprimir, pero también podemos combinar todos los documentos que tengamos en en la cola de impresión y nos creará un archivo PDF con todos los documentos o con los que tengamos seleccionados (seleccionamos con la tecla control), tenemos dos iconos para hacerlo uno es combinar todo y nos creará un archivo con todos los documentos que tengamos en la cola de impresión y otro icono de combinar, que solamente combina los documentos que tengamos seleccionados. Si nos fijamos al combinar lo que hace es borrar uno o varios documentos y conserva el primero, con un tamaño mayor, que es el que contiene los documentos combinados, luego lo seleccionamos y picamos en imprimir.

3.-Opciones, si picamos en el icono de opciones veremos una pantalla como esta,

En este apartado podemos seleccionar múltiples opciones para la creación de nuestro PDF's, desde una carpeta por defecto para guardar nuestros archivos, resolución del escaneo, compatibilidad de la versión de PDF, formatos, idiomas, firmar nuestros archivos, etc. De principio no hay que tocar nada, ahora bien, si vemos que en algún tipo de documentos el resultado no es el idóneo, podemos tocar opciones que mejoren o solucionen el problema, sobre todo entrando en el formato de documento que nos genera errores y retocando resoluciones o calidades, también podemos ver fallos en algunas tipos de fuentes e intentar solucionarlo en Tipografías.

Bueno pues, esto es todo, como siempre si queréis aportar algo, poner un comentario.

Saludos, JC.